Conditions Générales d'Utilisation du Compte

Dernière mise à jour : 1^er août 2024

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après "Conditions Générales d'Utilisation") s'appliquent à l'accès et à l'utilisation des comptes d'utilisateurs et des comptes administrateurs que Koncile SAS, société par action simplifiée, dont le siège social est situé au 5 Boulevard des Bouvets, 92000, Nanterre, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 948056205 (ci-après "Koncile") fournit à ses Clients (ci-après le(s) "Client(s)") dans le cadre du contrat d'abonnement conclu entre les Clients et Koncile (ci-après le "Contrat d'Abonnement") qui prévaut en cas de contradiction.

Elles s'appliquent également à l'accès et à l'utilisation d'un compte démo tel que défini à l'Article 2 des présentes.

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation définissent les obligations et les responsabilités de chaque Utilisateur d'un compte Koncile(ci-après les "Utilisateurs") à travers lequel Koncile fournit ses services (ci-après les "Services") à ses Clients.

En utilisant un compte d'utilisateur pour la première fois, l'Utilisateur accepte les présentes Conditions Générales d'Utilisation.

Koncile se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales d'Utilisation en informant préalablement les Utilisateurs en cas de modification substantielle.

2. Description des Services et des Comptes

Les Services permettent aux Clients d’analyser leurs factures d’achat, de détecter des anomalies et de piloter leurs achats, conformément aux termes du Contrat d'Abonnement. Dans ce contexte, Koncile fournit des comptes d'utilisateur (ci-après "Comptes d'Utilisateur") et des comptes d’administrateur (ci-après "Comptes Administrateur") pour ses Clients sur la base du contrat d'abonnement souscrit avec les Clients.

Les Comptes d’Utilisateur permettent aux Clients d’analyser leurs factures fournisseurs, de valider ou invalider des factures, de stocker des factures, des documents contractuels, grilles tarifaires et autres documents relatifs à la tarification des achats, de consulter des données agrégées sur les achats en vue de la prise de décision, de téléverser et télécharger les données et d’accéder à d’autres fonctionnalités connexes.

Le Client disposera de Comptes Administrateurs, permettant au Client, en sus des fonctionnalités accessibles sur les Comptes d’Utilisateurs, d’ajouter des Utilisateurs supplémentaires, de gérer les accès des Utilisateurs, et de gérer le contrat avec Koncile.

En outre, avant de conclure un Contrat d'Abonnement, les clients potentiels peuvent bénéficier d'un compte de démonstration (ci-après un "Compte Démo") pour une période limitée. Dès la fin de la période d'essai, le client potentiel doit conclure un Contrat d'Abonnement afin de pouvoir continuer à utiliser les services.

En utilisant un compte d'utilisateur pour la première fois, l'Utilisateur accepte les présentes Conditions Générales d'Utilisation.

Koncile se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales d'Utilisation en informant préalablement les Utilisateurs en cas de modification substantielle.

3. Conditions d'accès aux Comptes d'Utilisateur

Conditions juridiques

Afin d'accéder et d'utiliser le Compte d'Utilisateur, lesUtilisateurs doivent être juridiquement capables de s'engager à respecter les présentes Conditions Générales d'Utilisation.

Les Services ne doivent être utilisés qu'à des fins professionnelles.

Les Utilisateurs (en tant que partenaire ou employé d'unClient de Koncile) seront autorisés par un Client de Koncile à accéder et utiliser un Compte d'Utilisateur.

Conditions techniques

Les Comptes d'Utilisateur sont accessibles par Internet.

Les Utilisateurs :

- doivent disposer d'une connexion Internet haut débit et utiliser les Services sur Google Chrome (version 64.0.3282 et versions ultérieures) et avec l'un des systèmes d'exploitation suivants : MicrosoftWindows (Windows 8 et versions ultérieures), Android (4.1 et ses versions ultérieures), Mac OS (10.10 et ses versions ultérieures), Apple iOS (9 et ses versions ultérieures), et Linux, qui sont des prérequis techniques ;
‍
- doivent mettre à jour leur navigateur et leurs systèmes d'exploitation afin de pouvoir utiliser pleinement les Services.

Pour l'utilisation des Comptes d'Utilisateurs, Koncile recommande des configurations ou autres prérequis techniques. Les Utilisateurs sont seuls responsables du respect de ces recommandations.

Par ailleurs, afin de s'assurer que son Compte d'Utilisateur est accessible, l'Utilisateur doit indiquer une adresse email valide et contacter un Administrateur par écrit en cas de changement ou d'erreur sur son adresse email.

Tous les coûts nécessaires pour l'équipement et la connexionInternet sont à la charge exclusive du Client et/ou de l'Utilisateur.

Conditions de sécurité

Afin de s'assurer de la sécurité de son Compte d'Utilisateur, l'Utilisateur doit :

- utiliser, dès la première connexion à son compte, un mot de passe unique, personnel et fort (conformément à la politique de confidentialité de Koncile) qui doit rester strictement confidentiel ;

- ne jamais partager son mot de passe avec qui que ce soit et sous quelque prétexte que ce soit, ni laisser son Compte d'Utilisateur à la disposition d'une tierce personne ;

- changer son mot de passe régulièrement.

L'Utilisateur est responsable en cas de perte de son mot de passe.

L'Utilisateur reconnaît que Koncile ne peut être tenu responsable en cas d'accès frauduleux à son Compte en raison d'un défaut ou d'une faille de sécurité résultant d'une négligence, d'une erreur ou d'une omission de la part des Utilisateurs ou du Client.

4. Obligations et responsabilité

Obligations et responsabilité de Koncile

Koncile s'engage à exécuter ses obligations avec tout le soin possible en usage dans sa profession selon une obligation de moyens.

Koncile accorde aux Utilisateurs, une licence d'utilisation non exclusive et non cessible de leurs Comptes d'Utilisateurs conformément aux présentes Conditions Générales d'Utilisation.

Dans ce contexte, Koncile fera de son mieux pour rendre le Compte d'Utilisateur accessible par Internet via une connexion SSL sécurisée(https) et une url dédiée avec un accès permanent 24h/24 et 7j/7.

Toutefois, l'accès de l'Utilisateur à son compte pourra être suspendu en cas:

- de maintenance des Services (comme indiqué dans le contrat de service),

- de suspension du Compte d'Utilisateur (voir ci-dessous),

- d'indisponibilité due à des circonstances indépendantes de la volonté de Koncile, y compris principalement les cas de force majeure ou les défaillances ou retards des fournisseurs d'accès àInternet ou en raison de l'équipement informatique des Clients.

Dans la mesure du possible, les Utilisateurs seront informés des interruptions.

TOUTEFOIS, LES UTILISATEURS RECONNAISSENT QUE LES COMPTES D'UTILISATEURS ET LES SERVICES AUXQUELS ILS ONT ACCÈS SONT FOURNIS TELS QUELS,SANS GARANTIE D'AUCUNE SORTE. KONCILE NE GARANTIT EN AUCUN CAS QUE LES COMPTES UTILISATEURS FONCTIONNERONT SANS ERREUR NI INTERRUPTION.

Dans le cadre de l'amélioration continue des Services et sous réserve d'en avoir préalablement informé les Clients, Koncile est susceptible d'installer des mises à jour ou des nouvelles versions à son application.

Aucune interruption temporaire des Services ne donnera lieu à une quelconque indemnisation de l'Utilisateur par Koncile.

Koncile s'engage à sécuriser l'accès et l'utilisation des Comptes d'Utilisateurs conformément aux mesures de sécurité détaillées ici :https://app.koncile.ai/fr/securite/. Ces mesures de sécurité ont été mises en place afin de sécuriser l'accès et l'utilisation desServices.

Les Comptes d'Utilisateurs et les données qu'ils contiennent sont hébergés par Koncile sur le serveur Amazon Web Services en France (Union européenne).

L'Utilisateur reconnaît que son Compte d'Utilisateur peut être supprimé, dans le respect de la législation applicable et/ou du Contrat d'Abonnement, à la fin du Contrat d'Abonnement entre Koncile et le Client, étant précisé que le Client fera son affaire d'informer ses employés de la suppression de leur Compte d'Utilisateur.

L'Utilisateur télécharge le document et les données de son compte avant la fin de la période d'accessibilité de son Compte d'Utilisateur dès lors que ces contenus ne sont pas conservés indéfiniment par Koncile.

Koncile s'engage à prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations contenues dans le Compte de l'Utilisateur.

L'Utilisateur reconnaît que Koncile ne peut être tenu responsable que des dommages directs et prévisibles exclusivement causés par Koncile.

En particulier, Koncile ne peut être tenu responsable :

- des conséquences de la mise à disposition de contenus inexacts et/ou incomplets lors de l'installation du Compte Utilisateur et/ou lors de son utilisation,

- en cas de difficultés ou d'impossibilités d'accès au Compte d'Utilisateur du fait de son système informatique ou les équipements de télécommunication,

- de la destruction accidentelle des données relatives à l'Utilisateur par l'Utilisateur, le Client ou un tiers ayant accédé aux Services sans que Koncile n'y ait joué quel que rôle que ce soit.

Obligations et responsabilité de l'Utilisateur

L'Utilisateur déclare par la présente qu'il :
‍
- a le pouvoir et la capacité de conclure le présent contrat ;
‍
- détient tous les droits et toutes les autorisations nécessaires pour utiliser le contenu de son Compte d'Utilisateur ;
‍
- a sauvegardé les données sur un ou plusieurs supports fiables avant toute utilisation avant de les activer le Compte Utilisateur et s'engage à effectuer toute sauvegarde périodique de ses données lors de l'utilisation de son Compte Utilisateur.

L'Utilisateur s'engage à :
‍
- se conformer aux lois et règlements en vigueur et ne pas porter atteinte aux droits des tiers ou à l'ordre public;

- respecter les dispositions légales et réglementaires relatives à la protection des données personnelles ;

- fournir des informations exactes et à jour dans le cadre de la mise en place et de l'utilisation de son Compte d'Utilisateur étant entendu que Koncile ne saurait être tenu responsable en cas d'erreurs ou d'inexécutions ;

- utiliser les Services, y compris son Compte d'Utilisateur, uniquement dans le cadre de son activité professionnelle et non à des fins illégales, interdites ou illicites, ou pour nuire à des tiers ou à Koncile ou dans des conditions qui ne sont pas prévues dans les présentes Conditions Générales d'Utilisation et, plus généralement, de ne pas perturber le bon fonctionnement des Services ;

- ne pas accéder, de manière non autorisée, à son compte d'utilisateur ou aux systèmes et réseaux qui leur sont associés ;

- ne pas mettre son Compte d'Utilisateur à la disposition de tiers ;

- ne pas télécharger ou réaliser des contenus contenant ou susceptibles de contenir un virus ou un programme susceptible de détruire les Services en tout ou partie ;

- ne pas utiliser le Compte d'Utilisateur pour promouvoir ses propres services ou les services d'un tiers;

- ne pas utiliser les Services pour l'envoi et l'hébergement de contenus susceptibles de troubler l'ordre public ou de porter atteinte aux bonnes mœurs (violent, obscène, illégal, pornographique, diffamatoire, préjudiciable, préjudiciable ou discriminant, etc.). Le Client reconnaît que tout contenu considéré comme contrevenant aux lois ou règlements en vigueur peut être soumis par Koncile aux autorités en charge d'assurer le respect de la loi et/ou peuvent être immédiatement supprimé par Koncile.

L'Utilisateur est seul responsable des dommages immatériels et indirects et, en particulier, des dommages résultant d'une perte de profits, d'une perte d'opportunités, d'une perte d'exploitation ou de revenus.

En particulier, l'Utilisateur est seul responsable des dommages résultant en tout ou partie:

- d'une mauvaise utilisation de son Compte Utilisateur (y compris par négligence);

- d'une intrusion ou d'une utilisation frauduleuse ou de toute utilisation par un tiers à l'aide de l'identifiant de son Compte d'Utilisateur et de son mot de passe;

- des équipements informatiques et de télécommunications utilisés dans le cadre de la commande pour accéder au compte d'utilisateur.

L'Utilisateur est seul responsable des relations qu'il peut entretenir avec des tiers et garantit Koncile contre toute plainte, réclamation ou action d'un tiers du fait d'un manquement aux présentes Conditions Générales d'Utilisation, d'une utilisation irrégulière ou une mauvaise utilisation de son Compte d'Utilisateur, ou de la violation d'une loi, d'un règlement, du droit d'un tiers et s'engage à restituer à Koncile l'intégralité du montant qui pourra lui être réclamé.

Par ailleurs, l'Utilisateur reconnaît que Koncile n'exerce aucun contrôle sur le transfert de ses données par l'intermédiaire d'un réseau public que l'Utilisateur pourrait utiliser en vue d'accéder à son Compte d'Utilisateur.

Par conséquent, Koncile ne saurait être tenu responsable encas de détournement, d'endommagement, de capture, de perte ou d'utilisation abusive des données de l'Utilisateur ou de tout événement susceptible de concerner l'Utilisateur qui devrait survenir lors du transfert des données intervenant sur les réseaux télécommunications publics par l'Utilisateur ou le Client (son employeur).

5. Comptes Démo

Avant de conclure un Contrat d'Abonnement, les Clients potentiels peuvent bénéficier d'un Compte Démo pour une durée limitée (ci-après la "Période d'Essai"). Le Compte Démo a pour objet de permettre à un Client potentiel de découvrir toutes les fonctionnalités des Services. Dès la fin de la Période d'Essai, le Client potentiel ne pourra continuer à utiliser les Services que s'il a conclu un Contrat d'Abonnement avec Koncile.

Lors de l'utilisation d'un Compte Démo, le Client potentiel reconnaît que :

- toutes les données saisies par l'Utilisateur dans le Compte Démo seront considérées comme fausses;

- à la fin de la période d'essai, il n'aura plus accès au Compte Démo. En conséquence, la personnalisation, configuration, ainsi que tous contenus, données et informations saisis dans le Compte Démo, seront perdus ;

- ces données ne seront pas traitées par Koncile comme des données personnelles conformément à la loi européenne sur la protection des données personnelles. Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 (GDPR);

Le Client Potentiel reconnaît également que le Compte Démo n'a pour seul but que de mettre en valeur l'interface et les fonctionnalités des Services accessibles via les Comptes d'Utilisateurs et s'engage à ne pas utiliser le Compte Démo pour l’analyse de la facturation et la gestion des achats.

Par conséquent, le Client Potentiel reconnaît que tout résultat, donnée ou contenu d'information sur un Compte Démo ne peut être considéré comme réel ni exact.

6. Beta Test

Lorsque Koncile met à disposition des fonctionnalités ou tout autre composant de ses Services en version bêta, les dispositions suivantes s'appliquent :

- Koncile peut, à sa seule discrétion, proposer à l'Utilisateur volontaire de tester gratuitement les versions Beta ;

- l'Utilisateur accepte que les versions bêta puissent inclure des bogues connus ou inconnus et que les données synchronisées par l'Utilisateur puissent être supprimées et/ou réinitialisées à tout moment et que, selon le cas, bêta peuvent endommager l'équipement de l'utilisateur. L'Utilisateur reconnaît qu'il assumera seul la responsabilité des conséquences et risques de quelque nature que ce soit liés à l'utilisation des versions bêta.

7. Propriété Intellectuelle

Propriété intellectuelle de Koncile

Koncile est et demeure l'unique propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux Services accessibles par l'intermédiaire des Comptes d'Utilisateurs et déclare avoir obtenu tous les droits de propriété intellectuelle nécessaires pour les faire fonctionner.

En conséquence, tous les éléments constituant les Services, dans leur structure, leur apparence ou leur contenu (principalement les bases de données, textes, textes graphiques, images animées ou non animées, sons, designs, graphismes, logos, noms, marques de commerce, descriptions, onglets, fonctionnalités, signes, etc.) appartiennent à Koncile ou font objet d'une cession de droits de propriété intellectuelle à Koncile ou de l'octroi d'une licence à Koncile. Ils sont protégés contre toute utilisation non autorisée parla loi ou le Contrat d'Abonnement. Par conséquent, toute utilisation de ces éléments à d'autres fins que celles autorisée dans le cadre des présentesConditions Générales d'Utilisation est soumise à l'accord écrit préalable de Koncile.

À cet égard, l'Utilisateur reconnaît ne pas être autorisé à:

- modifier, créer des œuvres dérivées, désassembler, décompiler, désosser, reproduire, republier, télécharger ou copier tout ou partie des Services et de la documentation associée (y compris le fichier composants ou structures de données similaires) ;

- accéder ou utiliser les Services afin de construire ou de fournir, directement ou indirectement, un service concurrent;

- concéder sous licence, vendre, transférer, céder, céder, distribuer, impartir, permettre l'utilisation ou rendre lesServices disponibles, pour un montant de tiers, sauf autorisation expresse en vertu d'un contrat avec Koncile.

Toute utilisation du Compte d'Utilisateur et du Service contraire aux présentes Conditions Générales d'Utilisation est strictement interdite.

Propriété intellectuelle de l'Utilisateur

Le contenu du Compte d'Utilisateur appartient à l'Utilisateur.

L'Utilisateur reste titulaire des droits de propriété intellectuelle sur les contenus qu'il fournit lors de l'utilisation de son Compte Utilisateur.

En utilisant son Compte d'Utilisateur, l'Utilisateur autorise Koncile à utiliser ces contenus exclusivement dans le cadre desServices et dans la limité déterminée par les présentes Conditions Générales d'Utilisation et du Contrat d'Abonnement conclu avec le Client qui a demandé une licence d'utilisation au nom de l'Utilisateur.

8. Données personnelles

Les parties reconnaissent que :
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- le Client agit en tant que responsable du traitement des données et a le droit de traiter les données de l'utilisateur sur la base du consentement de l'utilisateur ou toute autre base légale telle que prévue dans les données personnelles européennes Règlement 2016/679 du 27avril 2016 (RGPD) ;

- Koncile, dans le cadre des présentes Conditions Générales d'Utilisation et afin d'exécuter ses obligations en vertu du Contrat d'Abonnement, agit en tant que sous-traitant.

Par conséquent, Koncile a le droit d'accéder et de traiter les données des Utilisateurs conformément aux dispositions sur les données personnelles signées avec le Client dans le cadre du Contrat d'Abonnement.

Koncile s'engage à traiter les données personnelles de l'Utilisateur uniquement dans le cadre du Contrat d'Abonnement.

En tant que sous-traitant, Koncile se limite à aider leClient à remplir ses propres obligations. Par conséquent, Koncile s'engage à ne pas répondre aux demandes d'exercice du droit à la protection des données qui pourront être adressées directement à Koncile par un Utilisateur. Dans cette hypothèse, Koncile transmettra cette demande au Client dans les meilleurs délais et s'engage à faire ses meilleurs efforts pour l'aider à répondre à l'Utilisateur.

9. Suspension - Retrait

Koncile se réserve le droit de suspendre ou de supprimer le Compte d'Utilisateur sans notification formelle préalable et sans possibilité pour l'Utilisateur de réclamer une indemnisation en cas de manquement de l'Utilisateur à ses obligations ou dans tout autre cas en application du Contrat d'Abonnement.

En cas de suspension, si l'Utilisateur ou le Client remédie au motif de la suspension, le Compte d'Utilisateur sera à nouveau rendu accessible dans un délai raisonnable, étant entendu que la suspension du Compte d'Utilisateur n'emporte pas, pour Koncile, renonciation du droit de suspension ou de suppression des Comptes d'Utilisateur.

10. Force Majeure

Les parties ne seront pas tenues responsables des pertes, dommages, retards, inexécutions ou exécutions partielles résultant directement ou indirectement d'un cas de force majeure, conformément à la jurisprudence de la Cour de Cassation (ci-après un "cas de force majeure").

11. Contact

Pour toute question relative aux présentes ConditionsGénérales d'Utilisation ou pour en obtenir une version PDF l'Utilisateur peutécrire à l'adresse suivante : contact@koncile.ai.

12. Liens sur les services

Les Comptes d'Utilisateur peuvent contenir des liens vers des Sites Internet et/ou des Ressources fournis par des tiers qui sont fournis à titre d'information seulement pour l'Utilisateur.

Koncile n'exerce aucun contrôle sur le contenu de ces sites et exclue par conséquent toute responsabilité à cet égard.

13. Relations entre les parties

En aucun cas, les Conditions Générales d'Utilisation ne peuvent être considérées comme constituant une société entre les parties ou toute autre situation conduisant à une représentation mutuelle ou conjointe entre elles à l'égard des tiers. En outre, les présentes Conditions Générales d'Utilisation ne créent aucune relation de subordination entre les Parties, qui conservent leur pleine autonomie l'une par rapport à l'autre.

14. Droit applicable

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation sont régies par le droit français.Tout litige relatif à la validité, à l'interprétation ou à l'exécution des présentes est soumise à la compétence exclusive des tribunaux de Paris.