Le traitement des documents
propulsé par l’IA

L'OCR (Optical Character Recognition, ou Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie qui permet de convertir différents types de documents, tels que des images numérisées, des fichiers PDF ou des photos de texte, en données textuelles modifiables et consultables. En d'autres termes, l'OCR transforme une image contenant du texte en un fichier texte que vous pouvez éditer.

Cette technologie fonctionne en analysant l'image d'un texte et en identifiant les caractères individuels ainsi que leur disposition, pour ensuite les transformer en texte éditable. Les logiciels d'OCR utilisent généralement des algorithmes d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique pour améliorer leur précision de reconnaissance. Les logiciels OCR "classiques" se contentent de transcrire le texte brut.

Cependant, des solutions avancées comme l'OCR Koncile vont bien au-delà de la simple transcription. Elles ne se contentent pas de transformer tout le texte d'un document en données. Grâce à l'intégration de l'IA, et en particulier des LLM (grands modèles de langage), ces logiciels sont capables d'identifier et d'extraire les données spécifiques que recherche l'utilisateur. Par exemple, dans une facture, Koncile peut automatiquement trouver et extraire le montant total, le nom du fournisseur, la date, le détail des lignes (produits, quantités, prix unitaires), les numéros de TVA, et bien plus encore. Koncile comprend le document et en extrait les informations pertinentes de manière structurée, prêtes à être utilisées dans d'autres systèmes (comptabilité, ERP, etc.). C'est ce qu'on appelle l'extraction intelligente de données.

Koncile est une start-up française qui réinvente la gestion des documents destructurés en entreprise. Notre solution SaaS, propulsée par l'intelligence artificielle, automatise l'extraction de données à partir de tous types de documents. Nous combinons un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) de pointe avec des LLM (grands modèles de langage) pour transformer des données brutes, souvent inexploitables, en informations structurées et prêtes à l'emploi.

L’outil Koncile est avant tout une interface simple, accessible à tous pour définir les champs à capter dans vos documents. Une fois que vous avez choisi vos champs, vous pouvez intégrer les données extraites dans vos systèmes grâce à notre API / SDK.

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On peut décomposer le processus d’extraction de données OCR en 3 étapes :

1. Pré-traitement (Optimisation de l'Image) : Si le document est une image (scan, photo), Koncile l'améliore pour faciliter la reconnaissance du texte. Il peut redresser le document, supprimer les imperfections, ajuster le contraste, etc. L'objectif est d'obtenir une image la plus nette possible.
2. OCR Avancé (Lecture et Structuration) : Le moteur OCR de Koncile "lit" le texte de l'image et le transforme en texte numérique. Cet OCR est "avancé" car il est optimisé par l'apprentissage automatique, ce qui le rend très précis. Il ne se contente pas de reconnaître les lettres : il comprend aussi la structure du document (tableaux, colonnes, paragraphes) pour organiser l'information.
3. LLM (Compréhension et Extraction Intelligente). Les LLM (grands modèles de langage) analysent le texte extrait par l'OCR. Ils comprennent le sens des mots et des phrases, et permettent de retrouver l’information recherchée, par exemple, le montant total d’une facture, le nom du fournisseur, avec la plus grande fiabilité.

En résumé: Koncile nettoie l'image, lit le texte et comprend la structure, puis comprend le sens pour trouver les informations pertinentes recherchées par l’utilisateur.

Une solution OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) transforme la manière dont les entreprises peuvent exploiter les documents scannés, PDF ou image. Elle permet d’exploiter des données souvent perdues pour l’entreprise. Les principaux bénéfices sont :

• Gain de temps majeur : Automatisation de la saisie manuelle, extraction ciblée des informations pertinentes. Plus besoin de chercher ou de retaper.
• Réduction drastique des erreurs : Minimisation des erreurs humaines, données plus fiables.
• Productivité accrue : Traitement accéléré des documents, employés concentrés sur des tâches à valeur ajoutée et non sur les saisies manuelles de documents.
• Création de bases de données exploitables : Transformation de documents non structurés (papier, PDF, images) en données structurées, prêtes pour l'analyse et la prise de décision.
• Optimisation des processus: De meilleurs données plus rapidement permettent d'améliorer l'ensemble des opérations de l'entreprise.
• Meilleure prise de décision, conformité facilitée, et avantage concurrentiel grâce à une gestion optimisée de l'information.

Koncile, grâce aux LLM, va plus loin qu'un OCR classique en comprenant le contenu des documents, permettant une extraction intelligente et une intégration facile à vos outils existants.

Un logiciel OCR, en particulier une solution avancée comme Koncile, peut traiter une très grande variété de documents. Vous pouvez partir de notre librairie avec tous nos modèles de documents. Parmi les modèles les plus populaires, on trouver l'OCR facture, l'OCR document d'identité, ou encore l'OCR RIB. 

Voici une liste de documents susceptibles d'être traités par l'OCR :

Documents professionnels courants :

• Factures : Factures fournisseurs, factures clients, quel que soit le format (papier, PDF, image) ou la mise en page.
• Bons de commande : Extraction des informations sur les produits, quantités, prix, etc.
• Bons de livraison : Vérification des marchandises reçues, suivi des livraisons.
• Contrats : Extraction des clauses importantes, des dates d'échéance, des parties prenantes.
• Documents RH : CV, lettres de motivation, formulaires d'embauche, évaluations de performance.
• Documents juridiques : Baux, accords de confidentialité, documents juridiques divers.
• Documents financiers : Relevés bancaires, ordres de virement, rapports financiers.
• Documents marketing : Formulaires de contact, réponses à des enquêtes, coupons.
• Documents logistiques: Connaissements ou bill of lading, contrats de transport, facture de transport routier ou maritime

Documents manuscrits :

• Formulaires remplis à la main : Questionnaires, sondages, etc.
• Notes manuscrites : Prises de notes lors de réunions, annotations sur des documents.
• Ordonnances médicales : Koncile est particulièrement performant dans ce domaine.
• Tableaux remplis à la main
• Listes manuscrites

Autres types de documents :

• Documents numérisés : Archives papier numérisées (livres, journaux, documents historiques).
• Photos de documents : Prises avec un smartphone ou un appareil photo.
• Captures d'écran : Contenant du texte.
• Fichiers PDF : PDF "image" (scans) et PDF natifs (générés par un logiciel).
• Documents techniques: Fiches produits, modes d'emploi.
• Documents multilingues: Provenant de n'importe quel pays et écrits dans n'importe quelle langue.

Koncile dispose d'un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) de pointe, optimisé par l'apprentissage automatique. Ce moteur est spécialement entraîné pour transformer l'image en texte avec une précision maximale, même face à des documents de qualité variable, des polices de caractères inhabituelles, ou des mises en page complexes. Il ne se contente pas de lire les caractères, il analyse aussi la structure du document (tableaux, colonnes) pour une restitution fidèle.

Grâce à l'intégration des LLM (grands modèles de langage), l’outil Koncile peut pallier les défauts traditionnels des moteurs OCR de traduction de l’image en texte. Ces IA comprennent le contexte, permettant de confirmer ou même parfois de déduire certaines information même lorsqu'un caractère difficilement lisible ou ambigu. En se basant sur le sens global de la phrase ou du document, les LLM surpassent les limitations d'un OCR classique.

Oui, l'OCR de Koncile lit très bien l'écriture manuscrite grâce à l'IA et aux LLM, qui complètent la reconnaissance de caractères. Il est particulièrement performant sur les ordonnances, signatures, mentions manuscrites sur documents, tableaux et listes remplis à la main. Un score de confiance indique la fiabilité de la reconnaissance, car l'écriture manuscrite est plus variable que le texte imprimé.

Oui, l'extraction de données par OCR, en particulier avec les solutions modernes, est très fiable. Les systèmes OCR avancés ne se limitent plus à la simple reconnaissance de caractères. Ils combinent un moteur OCR optimisé par l'apprentissage automatique (Machine Learning), capable de gérer variations de mise en page et documents de qualité médiocre, avec des LLM (grands modèles de langage). Les LLM apportent une compréhension contextuelle, interprétant le sens des mots, gérant les ambiguïtés et extrayant même des informations non structurées. Cette combinaison permet d'atteindre des taux de précision très élevés, souvent jusqu'à 99%, réduisant considérablement les erreurs et le besoin de corrections manuelles.

L'OCR de Koncile automatise la comptabilité, y compris la catégorisation et le rapprochement automatiques, en transformant un processus manuel en un flux de travail numérique efficace :

1. Fin de la saisie manuelle : Extraction automatique des données de divers documents comptables (factures, notes de frais, relevés bancaires...).
2. Extraction intelligente : Koncile comprend le document et extrait les informations clés (montants, dates, fournisseur/client, détails des lignes, etc.), pas seulement le texte brut.
3. Données structurées : Les données sont organisées dans un format compatible avec les logiciels de comptabilité (JSON, CSV, XLSX).
4. Intégration logicielle : Transfert automatique des données vers les principaux logiciels comptables (Sage, Cegid, etc.) via API ou connecteurs.
5. Automatisation avancée : Catégorisation automatique des transactions, rapprochement bancaire automatisé, et workflows personnalisables (ex : approbation automatique selon le montant).

En bref, Koncile automatise la collecte, l'extraction, la structuration, l'intégration, la catégorisation et le rapprochement des données comptables, libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La solution OCR Koncile permet un traitement automatisé des documents clés dans le transport : Extraction automatique des données essentielles des bons de livraison, lettres de voiture, factures de transport, preuves de livraison (POD) et documents douaniers. Plus de saisie manuelle, moins d'erreurs. L'information est directement utilisable, que ce soit des expéditeurs, des destinataires, le numéro de suivi, une description de la marchandise.Koncile, grâce a l'IA, est capable d'extraire l'information, peut importe le format du document.

Intégrer un outil comme Koncile à vos systèmes existants se fait principalement via :

1. API et SDK: Flexible, personnalisable, automatisée, mais requiert des compétences techniques. Idéale pour une intégration complète et en temps réel.
2. Connecteurs pré-construits : Faciles et rapides à mettre en place pour des applications populaires (ex: Zapier, logiciels de comptabilité)..
3. Export de fichiers (CSV, XLSX, JSON): Simple, mais manuel et sans automatisation en temps réel.

Koncile s'adapte à toutes les tailles d'entreprises, des indépendants aux multinationales, avec deux types de plans :

1. Abonnements Flexibles (au volume) : Idéals pour les TPE/PME, avec un coût ajusté au nombre de pages traitées mensuellement. Flexibilité maximale : vous choisissez le volume ainsi que la durée de votre engagement (mensuel ou annuel).
2. Solutions Entreprise (sur mesure) : Pour les grands comptes, avec volume illimité, fonctionnalités avancées, accompagnement dédié, et tarification personnalisée.

Koncile propose une solution évolutive, adaptée à votre budget et à votre croissance.

Vos données sont sécurisées chez Koncile grâce à une approche "sécurité par conception" :

• Aucune utilisation de vos données pour l'entraînement des modèles d'IA.
• Chiffrement complet de l'application.
• Stockage sécurisé des données (serveurs protégés).
• Conformité RGPD assurée.

Koncile est principalement un outil de parsing de factures, mais il utilise des techniques qui peuvent s'apparenter au scraping dans certaines situations. Il est important de comprendre la différence :

• Scraping: Extraction de données non structurées depuis des pages web (ex: récupérer des prix sur un site de e-commerce).
• Parsing: Extraction de données structurées depuis des documents dont le format est connu (ex: extraire le numéro et la date d'une facture PDF).

Le temps de traitement d'un document par l'OCR de Koncile est généralement très rapide (1 à 2 secondes), mais varie selon :

• Qualité du document: Un document net est traité plus vite.
• Complexité: Une facture simple est traitée plus rapidement.
• Format: Les PDF natifs sont les plus rapides.
• Nombre d'informations: Plus il y a de champs à extraire, plus c'est long.
• Type d'abonnement Les abonnements entreprise sont plus rapide.

En moyenne : facture simple (< 3 pages, PDF natif) : quelques secondes; facture complexe : 5-15 secondes.

L'OCR de Koncile gère les documents multilingues et internationaux :

• Reconnaissance de nombreuses langues : Alphabets latin, cyrillique, grec, idéogrammes (chinois, japonais, etc.), grâce à l'IA et aux LLM. Détection automatique de la langue dans la plupart des cas.
• Formats de dates et nombres : Koncile reconnaît et interprète les différents formats internationaux (JJ/MM/AAAA, MM/JJ/AAAA, séparateurs de milliers, etc.). Les dates sont reformattées pour une lecture machine.
• Devises : Identification et extraction correctes des montants, même avec des symboles monétaires variés (€, $, £, ¥, etc.).

Oui, Koncile gère parfaitement les tableaux et les listes, même complexes. Son OCR avancé détecte la structure des tableaux (lignes, colonnes, cellules) et des listes, comprenant leur organisation visuelle. De plus, l'IA de Koncile (les LLM) apporte une compréhension du contexte et du sens, ce qui permet de gérer les tableaux complexes (cellules fusionnées, etc.), d'identifier les relations entre les éléments et d'extraire les données de manière structurée, en liant l'organisation visuelle au texte. Koncile combine donc OCR et LLM pour un traitement optimal.

Oui, Koncile offre une personnalisation avancée de l’extraction des données, vous permettant de l’adapter précisément à vos besoins. Grâce à une interface intuitive, vous pouvez facilement définir les informations à extraire sans nécessiter de compétences techniques. Il est possible de créer des champs personnalisés, tels que “Numéro de contrat”, “Référence client” ou “Date d’échéance”, et d’associer à chacun un type de données spécifique (texte, nombre, date, montant, adresse email, etc.). Cela permet d’optimiser l’extraction et d’assurer la validité des données. De plus, vous pouvez guider l’algorithme grâce à des règles d’extraction, comme indiquer que le numéro de TVA se trouve toujours à proximité d’un certain mot-clé.

Oui, Koncile vous permet de former la plateforme à reconnaître des types de documents spécifiques à votre entreprise. Vous pouvez définir les champs clés à extraire en fonction de chaque type de document, ce qui garantit une extraction précise et adaptée à vos besoins. Chaque document peut ainsi donner lieu à un modèle d’extraction différent, permettant d’optimiser la récupération des données pertinentes sans nécessiter de configuration complexe.

Koncile dispose d’un système de score de confiance qui permet d’évaluer la fiabilité des données extraites. Ce score prend en compte plusieurs éléments, notamment la lisibilité du texte sur le document, la complexité de la requête et le volume de données à traiter. Par exemple, lorsqu’un document contient une grande quantité d’informations, la qualité d’extraction peut être affectée. L’algorithme analyse à la fois des aspects visuels (qualité de l’image, netteté du texte) et sémantiques (cohérence du contenu, reconnaissance contextuelle) pour produire un score de confiance combiné, vous aidant ainsi à identifier les données les plus fiables.