OCR comptabilité : l’IA peut-elle faire de la saisie automatique ?

La comptabilité exige une rigueur constante, mais reste encore aujourd’hui une activité particulièrement chronophage, notamment lors de la saisie des écritures. Malgré les évolutions technologiques, la majorité des opérations de catégorisation est encore effectuée manuellement, mobilisant de nombreuses heures pour analyser les factures, identifier la nature des dépenses et les affecter au bon compte comptable.

Longtemps basée sur une saisie manuelle fastidieuse, la comptabilité connaît aujourd’hui une transformation portée par l'intelligence artificielle et la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ces technologies vont bien au-delà de la simple numérisation : elles permettent désormais d'extraire automatiquement les données essentielles : montants, dates, références directement à partir des documents.

Qu’est-ce que la saisie comptable ?

Avant d'explorer l'impact de l'IA et de l'OCR sur la comptabilité, rappelons d'abord en quoi consiste précisément la saisie comptable.

La saisie comptable consiste à enregistrer dans les livres comptables toutes les opérations financières d'une entreprise.

Chaque écriture doit comporter des éléments précis : date, montant, fournisseur ou client, et surtout, le compte comptable correspondant selon la nature de l’opération.

Pour réaliser cette catégorisation, le comptable s’appuie sur les informations présentes sur les factures (description du produit ou du service, type de prestation, TVA) ainsi que sur des éléments de contexte (secteur d’activité, projets internes, habitudes d'achat).

Illustrations pratiques de la saisie comptable

Pour mieux comprendre comment les différentes écritures sont imputées, voici quelques exemples illustrés à l'aide d'un code couleur spécifique.

🔴 En rouge : 606400 - Fournitures de bureau

🟢 En vert : 218300 - Mobilier de bureau

🟣 En violet : 445660 - TVA déductible sur autres biens et services

L’IA au service de la saisie comptable

L'automatisation de la saisie comptable est aujourd'hui au cœur des préoccupations du secteur. Déjà amorcée avec les moteurs de règles présents dans de nombreux logiciels, cette transformation s'accélère grâce aux avancées en intelligence artificielle.

Les nouvelles solutions basées sur l’IA sont capables d’interpréter automatiquement les factures, les notes de frais ou encore les relevés bancaires, pour en extraire les données utiles, effectuer des rapprochements bancaires et proposer des affectations comptables adaptées.

À terme, l’ensemble du processus de saisie sera pris en charge automatiquement, offrant aux cabinets comptables des gains d'efficacité considérables et leur permettant de se recentrer sur l’analyse et le conseil.

Automatiser l’imputation : un avantage clé pour les cabinets comptables

Face aux défis du traitement manuel des factures, l’automatisation comptable représente une opportunité majeure que les cabinets doivent saisir sans tarder.

L’imputation automatique représente une avancée majeure, permettant aux experts-comptables de classer et d’affecter les transactions aux comptes appropriés. Cette technologie se montre particulièrement efficace pour la gestion des comptes d’achats.

L'intégration de l'IA comptable et de l'OCR génère des bénéfices concrets :

Les étapes essentielles pour une imputation comptable rigoureuse

La précision dans l’imputation comptable est essentielle pour garantir la fiabilité des états financiers de votre entreprise. Pour enregistrer chaque opération de manière fidèle, suivez ces étapes clés :

L’intégration de l’IA en cabinet comptable : opportunités et précautions

L’intelligence artificielle représente une avancée majeure pour le secteur comptable. Toutefois, son adoption soulève également de nombreuses interrogations et défis.

1- Protéger la confidentialité des informations sensibles

Pour être performants, les algorithmes d’IA nécessitent un accès à des données pertinentes et fiables. Cela constitue une problématique majeure pour les cabinets d’expertise comptable, où le respect du secret professionnel est une obligation absolue.

Tous les modèles d’IA n’apportent pas une totale transparence concernant l’usage des données collectées, leur hébergement ou leur durée de conservation. Actuellement, il est par exemple impensable de transmettre un dossier client complet à une IA conversationnelle telle que ChatGPT pour en extraire des éléments précis. Des mesures strictes doivent être mises en place pour encadrer l’usage de ces technologies.  

2- Accompagner la transformation organisationnelle

Au-delà de la question des données, l’adoption de l’IA impose aux cabinets comptables de réorganiser leur fonctionnement.

Cela implique :‍

• ‍Former les collaborateurs existants aux nouveaux outils numériques ;‍
• Recruter de nouveaux profils spécialisés (data analysts, responsables IA, chefs de projet…) si nécessaire ;
• Et surtout, conduire le changement de manière structurée, en accompagnant les équipes dans cette évolution.

Le rôle du facteur humain reste central : contrairement aux idées reçues, l’IA n’a pas vocation à remplacer les professionnels, mais à les soutenir en automatisant les tâches répétitives pour qu’ils puissent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Découvrez le modèle OCR de Koncile pour l'extraction comptable

L'OCR révolutionne la gestion des comptes fournisseurs en automatisant l’extraction et la comptabilisation des informations essentielles :

• Capture rapide des documents : Terminé la saisie manuelle fastidieuse. Importez vos factures en quelques secondes, quelle que soit leur source (papier, PDF, scan, etc.).
• Extraction intelligente des données : Notre moteur OCR détecte automatiquement les éléments clés comme les montants TTC/HT, les dates, les numéros de factures, et les références légales (n° de SIRET, TVA intracom, mentions obligatoires).
• Intégration fluide dans vos ERP : Les informations extraites sont directement prêtes à être injectées dans votre système comptable ou votre ERP, sans ressaisie.

Contrairement à de nombreux OCR, Koncile se distingue par sa capacité à lire et structurer les lignes d'articles sur facture. Grâce à la combinaison de vision par ordinateur et d'analyse intelligente, l'outil extrait avec précision descriptions de produits, références SKU, quantités, prix unitaires, taux de TVA et remises, même sur des mises en page variées.

Lors de nos tests, Koncile a atteint un taux de reconnaissance des lignes supérieur à 95 %, là où d'autres solutions peinent encore à structurer correctement les informations ou commettent des erreurs sur certaines colonnes.

Notre technologie analyse également le contexte économique de chaque transaction. Elle interprète la description des prestations ou produits pour proposer automatiquement un compte comptable adapté (ex. : fournitures de bureau, charges d’entretien, prestations de sous-traitance).

Basée sur l'apprentissage supervisé de milliers de factures catégorisées, notre IA détecte les motifs récurrents, les mots-clés et les logiques d’affectation afin de générer une pré-saisie comptable intelligente et fiable.

Concrètement, au lieu de saisir manuellement chaque information, l’utilisateur n’a plus qu’à valider ou ajuster les propositions déjà préclassées.

Deux cas d'usage pour automatiser votre saisie comptable :

1. Factures simples (écriture unique) :

Pour une facture classique, notre IA extrait toutes les informations nécessaires (montant, date, fournisseur, etc.) et propose directement une affectation unique vers le compte comptable approprié.

2. Factures multi-lignes (écritures détaillées) :

Lorsqu'une facture contient plusieurs lignes correspondant à des natures de dépenses différentes (par exemple : achat de matériel, prestations de service, frais de livraison), notre IA analyse chaque ligne individuellement.

Pour chaque poste, elle :

1. Interprète la description (nature de la dépense),
2. Identifie automatiquement le compte comptable le plus pertinent,
3. Propose une affectation ligne par ligne, générant ainsi des écritures détaillées et prêtes à être intégrées dans votre comptabilité.

Si nous prenons un nouvel exemple de facture, voici les champs que nous pouvons extraire :

Le processus commence par l’analyse du document : les caractères et lignes sont détectés, catégorisés, puis interprétés par des algorithmes d’intelligence artificielle. Grâce à une analyse linguistique et contextuelle, les informations extraites sont affinées.

Avec Koncile, l’OCR ne se limite plus à extraire les données : il devient un véritable outil d'automatisation intelligente de la saisie comptable, libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

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