La gestion médicale des ordonnances : un défi

Dans les établissements de santé, la gestion des ordonnances reste un véritable défi au quotidien. Derrière une simple feuille prescrivant un examen se cache un enchaînement de vérifications, de recherches et de saisies, souvent effectuées manuellement.

Résultat : un processus lourd, répétitif, et surtout coûteux en temps.

Alors que les professionnels de santé doivent faire face à une hausse constante des volumes de patients et à des exigences accrues de rapidité et de précision, la gestion administrative des prescriptions apparaît constitue encore un maillon peu optimisé dans le parcours de soins.

Mais cette situation n’est pas une fatalité. Des solutions existent pour automatiser ces tâches et libérer du temps pour ce qui compte vraiment : le soin.

La diversité des examens médicaux

Chaque laboratoire, centre d’imagerie ou établissement de santé utilise sa propre nomenclature d’examens. On recense plusieurs centaines de types d’examens, organisés par spécialité, technologie ou protocole interne. Les plus fréquents incluent :

• Analyses de laboratoire : bilans sanguins, analyses d’urine, tests hormonaux…
• Imagerie médicale : radiographies, IRM, scanners, échographies…
• Explorations spécialisées : électrocardiogrammes, endoscopies, examens fonctionnels…

Cette hétérogénéité complique considérablement l’attribution des ordonnances, qui requiert un certain niveau de compréhension et est encore effectué manuellement par les secrétariats médicaux. Les secrétaires doivent décrypter chaque prescription, identifier précisément l’examen demandé, puis l’associer au libellé ou au code approprié dans leur système.

Automatiser l’association entre une prescription et le bon code d’examen permettrait d’éviter les erreurs d’interprétation, les oublis et les doublons dans le processus de prise en charge.

‍Les répercussions sur la qualité de prise en charge

Le traitement manuel des ordonnances médicales entraîne une perte d’efficacité dans les services médicaux. Il faut en effet traiter des dizaines voire centaines de millions d’ordonnances manuellement rien qu’en France ! Les délais de traitement s’allongent, ce qui retarde la réalisation des examens, perturbe la planification des rendez-vous et ralentit la prise en charge des patients.

Ce manque de fluidité affecte directement l’expérience patient et la sérénité des équipes médicales, qui se retrouvent débordées par des tâches administratives à faible valeur ajoutée.

Automatiser la gestion médicale grâce à l'IDP

La transformation numérique du secteur de la santé passe aujourd’hui par l’intégration de technologies avancées comme l’Intelligent Document Processing (IDP). Ces solutions d’automatisation intelligentes révolutionnent la gestion des cabinets médicaux et laboratoires d’analyses médicales en permettant de traiter intelligemment de larges volumes de documents avec rapidité, précision et sécurité.

En s’appuyant sur l’intelligence artificielle, les solutions IDP nouvelle génération sont capables d’extraire et analyser automatiquement les informations clés issues de documents médicaux variés : ordonnances, comptes rendus, feuilles de soins, ou encore formulaires administratifs. Cela réduit considérablement les tâches manuelles, limite les erreurs humaines, et améliore l’accès à l’information.

L’IDP permet ainsi d’automatiser des processus répétitifs comme :

• la lecture et l’analyse d’ordonnances manuscrites ou numérisées,
• l’extraction des informations médicales pertinentes (nom du patient, médicaments, posologie, date, prescripteur, etc.),
• la vérification de la conformité et de la complétude des prescriptions,
• l’indexation et l’archivage intelligent des ordonnances,
• la détection de doublons ou d’anomalies dans les prescriptions,
• et surtout, l’assignation des bons examens médicaux à l’ordonnance suivant une nomenclature personnalisée !

La solution  Koncile

Une solution IDP moderne, pensée pour les cabinets médicaux.

Face à ces défis, Koncile propose une solution de Reconnaissance Optique de Caractères avec de l’IA embarquée pour proposer un outil prêt à l’emploi, personnalisable et intelligent.

L'OCR pour ordonnances médicales de Koncile est idéal pour organiser et traiter rapidement les informations des ordonnances, en extrayant des données clés comme

• le nom du patient,
• le nom du médecin,
• l’identification du médecin,
• les traitements ou analyses prescrits,
• la posologie,
• détection d’incohérences ou erreurs.

Ces données peuvent ensuite être analysées, validées, recoupées et intégrées dans les systèmes internes de gestion pour automatiser les étapes suivantes : tri, facturation, préparation des examens, envoi de rappels, etc.

Mais surtout, notre technologie est conçue pour suggérer intelligemment un ou plusieurs examens à associer à chaque prescription, suivant une nomenclature d’examens personnalisée !

Koncile va donc bien au-delà de la simple numérisation des ordonnances. Il comprend et interprète le contenu des prescriptions pour associer automatiquement l'examen approprié, même dans un environnement nouveau où des centaines de types d'examens uniques peuvent être effectués.

L’automatisation de cette étape clé permet d’intégrer plus facilement les ordonnances dans le circuit de soin numérique, en les liant automatiquement aux bons parcours d’examen, sans intervention manuelle.

En réduisant la nécessité de recherche manuelle dans une nomenclature complexe, Koncile offre ainsi une solution qui non seulement améliore la rapidité et l'efficacité des secrétariats médicaux, mais aussi réduit le risque d'erreurs humaines et automatise ces processus chronophages endémiques. Cela permet aux équipes administratives de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant un service et une rapidité optimaux pour les patients.

En permettant de lier chaque prescription à une action concrète et validée, les solutions IDP comme Koncile apportent une réponse concrète aux enjeux d’efficacité opérationnelle des structures médicales.