OCR et facturation électronique : ce qui change pour la comptabilité en 2025

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Une facture électronique, ce n’est pas un PDF envoyé par email. Il s’agit d’un fichier structuré (au format XML) contenant toutes les données essentielles d’une facture (montants, TVA, émetteur, lignes produits, etc.) lisibles directement par des machines.

Trois formats sont autorisés :‍‍

• UBL : basé sur XML, répandu dans l’Union européenne,
• CII : standard international très structuré.
• ‍Factur-X : format hybride combinant PDF lisible et données XML,

Ces formats devront être générés par un logiciel de facturation conforme, connecté à une plateforme agréée pour transmission et suivi. En théorie, cela rend obsolète l’usage d’un OCR pour les factures domestiques.

Derrière cette transformation se cache une stratégie bien pensée. La généralisation de la facture électronique vise à :

• Lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA,
• Réduire les coûts de traitement et les délais de paiement pour les entreprises,
• Pré-remplir les déclarations fiscales (TVA notamment),
• Offrir une visibilité en temps réel sur l’activité économique nationale.

Un calendrier progressif

Le 1er septembre 2026 marquera une date clé : à partir de ce jour, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques via des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Quant à l’émission de ces factures, elle s’étendra progressivement jusqu’en 2027, selon un planning déterminé par l’administration fiscale.

E-invoicing vs E-reporting : quelles différences ?

E-invoicing (facturation électronique obligatoire)
C’est l’obligation d’émettre, transmettre et recevoir des factures B2B au format structuré via des plateformes agréées. Cela met fin aux factures papier et PDF pour les relations entre entreprises françaises.
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Ce volet concerne exclusivement les transactions entre entreprises établies en France (B2B domestique). Il impose l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques structurées via un circuit sécurisé, reposant sur des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou sur le portail public de facturation (PPF).

‍‍‍E-reporting (transmission de données de transaction)
Ce second volet concerne les opérations non couvertes par l’e-invoicing. Les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale des données de facturation ou de paiement dans les cas suivants :

• Ventes à des clients particuliers (B2C),
• Transactions avec des entreprises étrangères, qu’elles soient établies dans l’Union européenne ou hors UE.

Le e-reporting permet à l’administration de reconstituer une vision complète de l’activité économique, même lorsqu’une facture électronique structurée n’est pas requise. La transmission se fera également via les plateformes agréées ou directement via le portail public.

Deux dispositifs clés de la réforme

1. Le Portail Public de Facturation (PPF)

Mis en place par l’État, le Portail Public de Facturation est une plateforme nationale qui joue un rôle central dans l’écosystème de la facturation électronique. Il assure la réception, la transmission et la traçabilité des factures électroniques entre les différents acteurs économiques. Ce portail peut être utilisé gratuitement par les entreprises, notamment les TPE et PME, qui ne souhaitent pas passer par une solution privée. Le PPF garantit un haut niveau de sécurité des données et facilite l’interface avec l’administration fiscale, notamment pour les obligations de déclaration et de contrôle.

2. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les PDP sont des plateformes privées, dûment immatriculées par la Direction générale des finances publiques (DGFiP), et habilitées à jouer un rôle central dans le nouveau modèle d’échanges

Elles assurent :

• la transmission sécurisée des factures électroniques entre fournisseurs et clients,
• le contrôle de conformité réglementaire des documents,
• la conversion des factures dans les formats normés exigés (Factur-X, UBL, CII),
• la transmission des données fiscales à l’administration,
• ainsi que la gestion de l’e-reporting, c’est-à-dire la déclaration des transactions ne donnant pas lieu à une facture électronique obligatoire (notamment les ventes à des particuliers ou à l’international).

En choisissant une PDP, les entreprises bénéficient d’un accompagnement sur mesure, de services supplémentaires (archivage, intégration ERP, tableaux de bord, etc.) et d’un gain d’efficacité dans la gestion de leurs flux de facturation. Les PDP agissent ainsi comme de véritables intermédiaires technologiques entre les entreprises et l’administration.

Pour connaître les plateformes autorisées à émettre et recevoir des factures électroniques, vous pouvez consulter la liste officielle des PDP immatriculées sur le site impots.gouv.fr.

Pour l’instant, ces PDP sont immatriculées à titre provisoire : elles ont franchi la première étape administrative, en attendant la validation technique prévue fin 2025 pour obtenir leur immatriculation définitive.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

La réforme de la facturation électronique s’accompagne de sanctions financières dissuasives en cas de non-respect des obligations. L’objectif est clair : inciter les entreprises à se conformer au nouveau cadre réglementaire dès sa mise en place.

Les principales pénalités prévues sont les suivantes :

Pour une entreprise qui traite plusieurs centaines ou milliers de factures chaque année, ces montants peuvent rapidement représenter une charge importante, voire un risque financier significatif en cas de non-maîtrise des processus.

L’impact sur l’OCR

Les outils d’OCR (reconnaissance optique de caractères) ont longtemps permis d’extraire automatiquement des données de factures papier ou PDF. Avec la réforme, leur utilité décroît sur les flux nationaux… mais pas totalement.

L’OCR encore utile dans plusieurs cas :

Et si l’OCR s’adaptait au changement ?

Plutôt que de devenir obsolète face à la généralisation de la facturation électronique, l’OCR peut évoluer et se réinventer pour répondre aux nouvelles attentes des directions comptables et financières. Certaines solutions innovantes, à l’image de Koncile, ont déjà franchi un cap en allant bien au-delà de la simple lecture de texte brut.

La technologie proposée par Koncile repose sur un OCR enrichi, combiné à des modules d’intelligence artificielle capables de comprendre la logique des documents comptables.

Concrètement, la solution ne se contente pas d’extraire des informations ; elle est capable de :

• Structurer les données selon des formats exploitables par les logiciels comptables,
• Identifier les lignes de dépense (produits, services, montants, taux de TVA, etc.),
• Pré-classer automatiquement les écritures comptables selon des règles définies ou apprises.

Ce fonctionnement hybride, entre extraction, interprétation et pré-affectation permet d’automatiser des tâches à forte valeur ajoutée, tout en sécurisant la cohérence des écritures. Il s’avère particulièrement précieux dans les cas où les formats standardisés de facture électronique ne s’appliquent pas encore.

En anticipant les besoins de traitement fin et contextuel des données, Koncile illustre la manière dont l’OCR peut devenir un véritable moteur d’intelligence comptable, complémentaire aux dispositifs de facturation électronique classiques. Une manière pragmatique de tirer parti de la technologie, même en pleine transition réglementaire.